PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA

Por Antonio Alberto Barrera Bautista

La planeación estratégica es una actividad macro de alto nivel que se enfoca en las áreas y metas estratégicas prioritarias de un negocio para el rango de mediano a largo plazo. Un plan estratégico sólido sirve como una hoja de ruta para seguir desde donde está ahora hasta donde quiere estar. Una planeación estratégica describe su misión, visión y objetivos de alto nivel para los próximos tres a cinco años. También tiene en cuenta cómo va a medir esos objetivos y los principales proyectos que llevará a cabo para alcanzarlos.

Una planeación operativa es un resumen de lo que su departamento se enfocará en el futuro cercano, generalmente el próximo año. Una planeación operativa se enfoca en las acciones micro o diarias y semanales que pueden ayudar a su personal a alcanzar las metas de la organización.

Una planeación estratégica comparte su visión para el futuro, mientras que la planeación operativa establece cómo llegará allí diaria o semanalmente. Ambos conceptos describen los planes de su empresa para el futuro, pero en diferentes contextos.

La mejor manera de imaginar un plan estratégico es pensar en el panorama general de su organización. Esta es la capa externa de todo su plan, que contiene acciones a corto y corto plazo en el interior.

Si nunca ha desarrollado una planeación estratégica, o se está desarrollando una nueva planeación estratégica, es importante evaluar su visión, misión y valores antes de sumergirse en sus estrategias, objetivos y tácticas.

La planeación estratégica hace preguntas sobre la organización, tales como:

¿Qué hacemos y por qué lo hacemos?, ¿Para quién lo hacemos?, ¿Cuáles son nuestras fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas?, ¿Qué obstáculo u obstáculos podríamos encontrar?, ¿Dónde está nuestra organización ahora y hacia dónde queremos ir en el futuro?, ¿En qué áreas clave queremos centrarnos? 

Las prioridades y los objetivos deben limitarse a unos pocos para permitir el seguimiento, así como a un ciclo de retroalimentación cíclica donde se evalúa el progreso y se realizan cambios de forma continua a través de una cadencia de reunión establecida y / o reuniones de revisión de estrategia trimestral.

Si bien la planeación estratégica generalmente es dirigida por el equipo de liderazgo, es importante consultar a los empleados para garantizar la aceptación de la planeación final.

La planeación operativa apoya los esfuerzos de la planeación estratégica. Cuando las prioridades estratégicas se centran en unas pocas áreas selectas que deben revisarse de manera continua, las planeaciones operativas pueden tener más elementos que van desde una tarea pendiente hasta proyectos en curso a corto, mediano y largo plazo.

Las planeaciones estratégicas a menudo comienzan en el nivel organizacional, las planeaciones operativas se enfocan en departamentos y equipos individuales y pueden satisfacer las necesidades cotidianas de administrar el negocio. Sin una dirección estratégica fuerte, la planeación operativa puede ser desalentadora.

En resumen, la planeación operativa se puede hacer al final de una sesión de planificación estratégica, una vez que se establecen las prioridades y objetivos de la organización. Si la organización o institución ya tiene una planeación estratégica, la planeación operativa se puede hacer de manera continua para permanecer alineado con la dirección estratégica de la empresa.

Los planes operativos hacen preguntas como: ¿Qué proyectos necesitamos llevar a cabo para lograr nuestros objetivos?, ¿Qué tareas diarias necesitamos implementar, continuar o detener para funcionar?, ¿Quién es responsable?, ¿Esta tarea o acción apoya la misión, visión y valores de la organización?

Cuando todos los miembros del equipo estén al tanto de la dirección estratégica de la organización y estén alineados a dónde van, tendrán una mejor comprensión de cómo sus tareas diarias pueden hacer avanzar a la organización.  También estarán equipados para tomar decisiones y modelar comportamientos que respalden la misión, visión y valores de la organización.

 

HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

¿Cómo crear una buena planeación estratégica? No existe una fórmula mágica para diseñar un plan de forma correcta. Cada empresa o institución es un universo y tiene diferentes necesidades, presupuestos y metas. Por ello, es importante conocer la diversidad de herramientas para la realización de una planeación que pueden ayudar a estructurar las ideas. Se dividen en tres grupos:

a) Analíticas                  b) Metodológicas                 c) Operativas

HERRAMIENTAS ANALÍTICAS: Las siguientes herramientas están pensadas para evaluar y diagnosticar la situación de una empresa / institución o idea de negocio. Son recursos que deben ser aprovechados desde la etapa de la planeación, ya que brindan un panorama general de la organización, así como de las áreas a desarrollar.

1. RCA o diagrama de Ishikawa: El análisis de causa raíz (RCA, por sus siglas en inglés) o diagrama de Ishikawa es un método que permite identificar las causas de un problema en lugar de tratar únicamente los síntomas o efectos de la situación. Este método consiste en indagar el porqué de una cosa. De este modo se llegará cada vez más lejos en la búsqueda del problema real y, de ser necesario, se podrá retroceder hasta las causas originarias.

2. Diagramas causales: A partir de estos diagramas es posible identificar todos los elementos relacionados con una situación y, en lugar de encontrar una única causa, permiten descubrir múltiples factores que han influido en un efecto, así como otras consecuencias.

A estos diagramas también se les denomina «diagrama de pescado», ya que su imagen recuerda al esqueleto de estos animales. Este diagrama permite identificar un orden lógico de causas y efectos, pero, sobre todo, facilita hallar grandes problemas y asuntos menores que deben resolverse antes de dar el siguiente paso. El siguiente video ilustra la utilidad de dichos diagramas.

 3. Diagramas de flujo: Los diagramas de flujo sirven para analizar las capacidades de una organización y para determinar de manera general a los actores, pasos y procesos que se deben cumplir para alcanzar un objetivo. Podríamos decir que con estos diagramas se puede hacer un mapa de ruta.

Si eres consciente de tus recursos y de los talentos que integran a tu compañía o institución será más fácil implementar una acción. Por ejemplo, si quieres mejorar la productividad de tu equipo deberás comenzar con capacitar a tus líderes, ellos deberán motivar a los trabajadores para que cumplan las metas; en el último paso, tus líderes deberán evaluar el desempeño. Si no haces esto de manera ordenada, seguramente no lograrás elevar la productividad.

4. Análisis FODA: Los análisis FODA son herramientas realmente confiables para la planeación estratégica. El nombre de este método proviene de los aspectos que busca analizar: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

Con un estudio FODA es fácil identificar qué es necesario fortalecer, qué es indispensable mejorar y qué cosas imponen retos a nuestros objetivos. Una vez que hayas reconocido estos elementos podrás diseñar un plan que aproveche estratégicamente aquellas virtudes de tu empresa y que, al mismo tiempo, trabaje en el perfeccionamiento de sus defectos.

5. Análisis 360º: Si quieres llevar a cabo un estudio mucho más puntual y comprensivo de tu empresa no existe mejor opción que llevar a cabo un análisis 360º. Este método está diseñado para estudiar aspectos cuantitativos y cualitativos sobre la productividad, calidad y operación dentro de una organización. Pone énfasis en la perspectiva de los agentes humanos involucrados en un negocio para determinar si un proyecto es viable o no. En sí, es un método de evaluación de desempeño laboral.

Esta estrategia incluye recabar información de los trabajadores, líderes, directivos y clientes. A través de esta herramienta se pueden evaluar competencias, proponer proyectos comerciales y diseñar planes de acción. De este modo, enfocarás mejor tus esfuerzos y podrás realizar una mejor toma de decisiones.

HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS: Estas herramientas permiten dar un uso efectivo a la información que has obtenido de tus métodos analíticos. Como su nombre lo indica, definen la forma en que pondrás en marcha tu proyecto o planeación.

6. Diagramas de control: Esta herramienta es especialmente popular en la evaluación de calidad de procesos tecnológicos, pero puede ser fácilmente trasladada a la gestión de un plan estratégico.

Los diagramas de control ayudan a definir parámetros para el buen desempeño de tu proyecto. Estos límites pueden ser cualitativos o cuantitativos y fungirán como indicadores de que todo opera de manera correcta, por lo que son recursos excelentes para el control de un plan estratégico. De este modo, sabrás qué cosas están fuera de tu control y cuáles puedes gestionar, ya sean resultados, costos, niveles de producción o pérdidas.

  7. Diagramas de Pareto: Ya sea que quieras comenzar un negocio, te encuentres frente a una problemática en tus equipos, o estés por lanzar un nuevo producto, es muy probable que no sepas por dónde empezar. Esto se debe a que una gran cantidad de factores pueden estar involucrados en la situación y para dar una solución efectiva se deben considerar todas las posibilidades.

Los diagramas de Pareto son herramientas visuales diseñadas para establecer prioridades y destinar tu esfuerzo a los factores más apremiantes, asignando un orden para la resolución de cada asunto. Esta herramienta es fundamental para la planeación estratégica, ya que es necesario saber cuál será el proceso para seguir, qué es más importante y cómo se relacionan todos los aspectos a resolver.

8. Análisis PESTEL: El análisis PESTEL es un acercamiento metodológico que evalúa las condiciones que afectan a una empresa para llevar a cabo tomas de decisión informadas. Su nombre proviene de los 5 aspectos que toda empresa debe considerar a la hora de implementar un plan: políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ecológicos y legales.

Es fundamental considerar estos aspectos debido a su importancia organizacional, así como para comprender mejor el mercado y los públicos a los que te diriges. Recuerda que las empresas forman parte de un entramado social complejo y cuantos más aspectos consideres, estarás mejor preparado para afrontar retos y ofrecer buenas alternativas a los consumidores.

9. Segmentación estratégica: La segmentación estratégica es una herramienta realmente valiosa si tu proyecto depende del comportamiento del mercado o si forma parte de tu plan comercial. Por ello es un recurso fundamental para la planeación estratégica de cualquier empresa. Con ella es posible conocer a profundidad los mercados y generar respuestas a cada tipo de consumidores.

Para lograrlo es necesario conocer a tus audiencias de acuerdo con su perfil de comprador, sus características sociodemográficas o su historial de consumo. Así puedes establecer un plan estratégico adecuado para cada uno de tus segmentos de mercado.

10. Matriz de producto-mercado: También conocida como la matriz de Ansoff es una de las herramientas más populares para la planeación estratégica, debido a su gran potencial para identificar oportunidades comerciales y definir la dirección de las empresas. Para implementarla debes tener en cuenta dos variables: los productos o servicios que ofrece tu compañía y el mercado al que se dirige:

Esta matriz ayuda a identificar el nivel de penetración de una marca o producto en el mercado al que está orientada, dando cuenta del éxito o fracaso que ha tenido y de sus posibilidades de crecimiento y expansión hacia otros segmentos. Es por ello un buen aliado en la planeación estratégica.

HERRAMIENTAS OPERATIVAS: Estas herramientas de planeación estratégica te ayudarán a concentrarte en el plano más práctico; es decir te ayudarán a dirigir adecuadamente tus esfuerzos y a ejecutar acciones concretas.

11. Gestión de la cultura empresarial: La misión, visión y valores de una empresa son factores fundamentales al idear cualquier proyecto y planear su ejecución. Esta herramienta es también conocida como «el trípode», ya que da soporte a una organización y conforman su identidad, por lo que deben ser el punto de partida y filtro de cualquier intento comercial. A fin de cuentas, una empresa solo debe llevar a cabo acciones que se adecuen a sus objetivos.

Si no tienes definidos estos elementos te resultará difícil motivar a tus empleados, no sabrás cuál es tu posición ante un mercado y no podrás generar objetivos a corto, mediano y largo plazo. Este paso se puede ejecutar de forma realmente simple, preguntándote hacia dónde vas y cómo quieres establecer tu negocio.

12. Fuerzas de Porter: Quizá ya sabes cuáles son tus áreas de oportunidad y tus mayores fortalezas, pero quizá te haga falta entender el papel que tu empresa desempeña en el mercado y frente a su competencia. Las fuerzas de Porter es una herramienta que te ayuda al proceso de evaluación de estos factores a través del estudio de: 1. Las amenazas de competidores, 2. Las amenazas de nuevos productos, 3. El poder de negociación de proveedores, 4. El poder de negociación de consumidores, 5. La rivalidad entre competidores.

Solo si conoces estos datos es que podrás idear un plan de acción que aproveche tus mayores fortalezas y que afronte estratégicamente los retos que el mercado te presentará.

13. Diagrama de Gantt: Los diagramas de Gantt son recursos creados para la gestión de proyectos y buscan cumplir con objetivos específicos de entrega, calidad o productividad y, por ello, son esenciales para toda buena planeación estratégica.

Con esta herramienta puedes visualizar y comprender fácilmente qué tareas debes desempeñar, con qué elementos humanos cuentas para llevarlas a cabo y cuánto tiempo tienes para hacerlo. De esta forma puedes acompañar tu planeación con un calendario o cronograma de actividades que defina de antemano todos los factores necesarios para su ejecución.

14. OKR: La metodología OKR está enfocada precisamente en la creación de parámetros e indicadores que dejan ver la ejecución de una estrategia y el cumplimiento de estándares predefinidos.

Una buena planeación estratégica debe incluir metas a corto, mediano y largo plazo. De otro modo, los miembros de la empresa no sabrán qué deben hacer, cómo o cuándo hacerlo. Por otro lado, esta metodología define los estándares a partir de los cuales será evaluado el éxito del plan. Así, los colaboradores sabrán exactamente cuáles son las expectativas que la empresa tiene sobre ellos.

15. Cuadro de mando integral: Hemos dejado la herramienta de cuadro de mando integral hasta el final ya que es uno de los recursos más amplios para la buena planeación estratégica, ya que no tiene en cuenta aspectos aislados, sino que pone su atención en las estrategias, objetivos e indicadores de varias perspectivas. Esto permite alinear los esfuerzos de una empresa en torno a objetivos comunes y mejorar la planificación organizacional.

Con este recurso puedes definir cuáles son las metas a las que te diriges, cómo se han comportado tus estrategias hasta el momento, cuál ha sido el avance en la obtención de tus objetivos y si estás cumpliendo con lo que te has establecido a corto, mediano y largo plazo para cada área de tu empresa. Por ello es un excelente recurso para la planificación estratégica y para emprender nuevas iniciativas y proyectos empresariales. Te compartimos un ejemplo de cuadro de mando integral realizado en Excel por nuestros expertos:

Estas herramientas son compatibles, pero otras te darán una visión diferente de las necesidades de tu empresa o institución. Es recomendable incorporar algunas de ellas en el diseño de la planeación estratégica y, sobre todo, implementarlas como parte de los proyectos de forma continua para evaluar el desempeño y éxito.

Creo es importante que se consideren cada uno de los diversos elementos que conforman l a planeacion de manera general ya que es lo que nos ayuda a que se leven a cabo cada uno de los diversos objetivos y metas planteados para poder desarrollar nuestro desempeño en la institucion, en este caso educativa.

De igual manera e simportante que se puedan retomar algunas de las diversas herraminetas que existen para que puedamos ver los avnces y/o analizar cada una de las diversas etapas del desarrollo de los objetivos y metas que hemos planteado dentro de nuestra planeacion y ver en que debemos mejorar cada dia más.